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出張旅費規程の作り方を解説! 費用の相場やサンプル文面もご紹介

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出張旅費規程の作り方を解説!費用の相場やサンプル文面もご紹介

出張旅費規程は作成するメリットが多く、従業員の出張が多い会社は作成しているところがほとんどです。ここでは出張旅費規程の作り方を詳しく解説、費用の相場やサンプル文面などもご紹介します。これから従業員の出張業務が増える会社のご担当者様はぜひ作成の参考にしてください。

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厚生労働省や都道府県の要請による一棟貸し出しホテルについて

出張旅費規程とは

出張にかかる費用に関することを明記した規程です。就業規則の一部として扱われます。
出張には交通費、食事代、宿泊費、接待費などの費用がかかります。それらの支給範囲、対象、申請方法、精算方法などを定めたものが出張旅費規程です。

就業規則の一部なので、作成・変更した場合は所管の労働基準監督署に届出なければなりません。作成・変更には、労働組合または従業員の過半数の合意は原則必要ありませんが、従業員代表の意見を聞く場は必要です。就業規則本体には適用範囲などを規定し、具体的な内容を出張旅費規程として別途作成するのが一般的です。
形式や書き方にはルールはありませんが、就業規則とそろえるのが望ましいでしょう。

出張旅費規程の作り方

基本的には就業規則と同様、下記の6ステップを経て作成、制定します。

  1. 必要な項目を盛り込んだ内容を作成
  2. 株主総会で承認を得る
  3. 就業規則と同様のフォーマットで作成
  4. 就業規則とともにデータ保存
  5. 就業規則とともに所管の労働基準監督署に提出
  6. 全従業員に周知する

労働基準監督署に提出する際は紙媒体にプリントアウトするのが一般的ですが、「e-Gov」(※)で電子申請することも可能です。「e-Gov」を利用すれば行政機関の窓口に行く手間が省け大変便利です。電子媒体で作成することによって、内容を変更しやすくなるので効率的です。

※行政への申請、届出をインターネットでできる政府のシステム
出典:e-Gov電子申請(https://shinsei.e-gov.go.jp/

出張旅費規程に入れる項目と
サンプル

出張旅費規程に入れる一般的な項目は、次のとおりです。

  • 規定の目的
  • 適用範囲
  • 出張の定義・種類
  • 出張旅費の内訳
  • 出張中の勤務時間の扱い
  • 出張旅費の金額
  • 出張手続きの方法
  • 精算方法
  • 実施期日

それぞれの内容について解説とサンプル文面をご紹介していきます。

規程の目的

出張旅費規程を作成する目的を定義し、明示します。文面は以下のように就業規則とリンクさせるとよいでしょう。

(サンプル)

この規程は、就業規則第〇条に基づき役員または社員が社命により出張する場合の手続きおよび旅費に関して定めるものである。

適用範囲

出張旅費規程が適用される役員及び従業員の範囲を明記します。

(サンプル1)

本規定は会社に勤務する役員および従業員すべてに対して適応する。

(サンプル2)

本規定は会社に勤務する役員および正社員すべてに対して適応する。

上記のように「正社員」と範囲を規定した場合、正社員以外の従業員に出張が生じた際の対応も別途、記載する必要があります。

出張の定義・種類

何をもって「出張」とするのかを明記します。移動距離や時間により定義するのが一般的ですが、日帰り出張と宿泊をともなう出張でそれぞれ定義を分ける方法もあります。

(サンプル)

勤務地を起点として100キロ以上を出張とする。
出張とは、出発、帰着に4時間以上の移動時間がかかる目的地に異動し任務を遂行するものをいう。

国内出張、海外出張がある場合は、それぞれ定義し、明記しましょう。

出張中の勤務時間の扱い

出張期間中の勤務時間をどのように扱うかを明記します。出張中は勤怠システムによる勤務時間の管理が難しいため、この規定は大変重要です。文面は以下のように就業規則の勤務時間とリンクさせるとよいでしょう。

(サンプル)

出張中の勤務時間は、就業規則〇条の定めにより所定労働時間勤務したものとみなす。

出張旅費の内訳

交通費、食事代、宿泊費、日当など旅費の内訳を決め、明記します。交通費、宿泊費を実費(経費)、食事代その他を「出張手当」として出す会社が多いですが、すべてを含めて「日当」(手当)とすることも可能です。その場合は日当に何を含むか明記する必要があります。

(サンプル)

本規定でいる出張とは次のものをいう。
  • 交通費
  • 宿泊費
  • 日当

出張旅費の金額

日当の場合は金額自体を記載し、交通費の場合は交通手段の指定あるいは「実費」と記載します。「勤務地から○○㎞以上への出張は航空機の使用を認める」「特急、指定席、タクシーの使用は所属長の許可を得る」など全てのパターンにおいて漏れのないよう定義しておきましょう。
交通手段を自由に選ぶのであれば選び方の指針を記載しておきます。
宿泊費などを定額支給する場合は上限金額を明記します。

(サンプル1)

交通費、宿泊費、日当は以下の通りである。
区分 役員 従業員
交通費 新幹線 グリーン車 普通車
飛行機 ビジネスクラス エコノミークラス
船舶 1等客室 2等客室
車・バス 実費 実費
宿泊費 上限〇円 上限〇円
日当 日帰り 〇円 〇円
宿泊 〇円 〇円

手当(日当)は「出張旅費(手当)の相場」を参考にしてください。

(サンプル2)

出張の経路は、もっとも合理的かつ経済的な経路を選択することとする。

出張手続きの方法

出張する従業員に対して申請方法を明記します。提出するべき書類や提出期日などです。出張内容に変更があった場合についての対処方法もここで明記します。

(サンプル1)

出張を命じられた者は指定の出張申請書を出張日の2週間前までに提出しなければならない。

(サンプル2)

必要事項を記入し、記名捺印の上、所属長に提出し承認を受けなければならない。

(サンプル3)

変更があった場合はただちに所属長に連絡し、承認を受けなければならない。

精算手続きの方法

出張旅費の精算をする際に従業員が行う手続き方法を明記します。「出張精算書」や「出張報告書」の提出の指示など具体的なことを定めます。

(サンプル1)

出張業務が終了した場合、帰社後すみやかに出張精算書を提出し、旅費の精算を行わなくてはならない。

出張旅費(手当)の相場

出張旅費はおおよその実費+手当(日当)で構成されるのが一般的です。
手当の部分は会社によって違いがありますが、一般的な相場はあります。例えば、一般社員~係長クラスの日帰り出張の相場は日当2,000円程度、宿泊出張の場合は日当2,200円程度(総支給額は×日数)、課長~役員クラスが日当3,000~4,000円程度、社長は5,000円程度です。海外出張は国内出張よりも手当の額を多く設定している会社が多数でしょう。例えば、一般社員~係長クラスの日当が4,500~5,000円程度、課長~部長クラスが5,000~6,000円程度、役員クラスが6,500~7,000円程度といった具合です。
同業界の相場も参考にして決定するのがよいでしょう。

出張旅費規程を作成するメリット

出張旅費規程を作成するメリットは以下の3点です。

  • 管理者、経理担当が管理しやすい
  • 出張者が手配しやすい
  • 日当部分を規程で定めることで非課税になり節税が可能

以下詳しく解説していきます。

管理、経理担当が出張旅費や手配を管理しやすい

規定がないと指示や精算処理が煩雑になり、管理者や経理担当は大変です。規定があればそれに従った手配を指示でき、管理も規定と照らし合わせて行うのでスムーズです。不正や誤った手続きも発見しやすいでしょう。精算処理も規定に基づいて行われるので伝達や経理作業が早く済みます。
規定にそってPC上でできる管理システムや精算システムを作れば、より処理スピードが上がります。

出張者が出張申請、手配しやすい

規定にそって申請や報告ができると出張者も楽です。申請や手配のミスもぐっと減ります。
報告もフォーマットが用意されていると必要事項を記入するだけで済むので負担が軽減されます。
規定にそって入力できる手配システムがあれば、より処理スピードがあがり業務の効率化が図れるでしょう。

節税が可能

会社にとっては、手当部分を規程で定めることで非課税扱いとなり法人税の節税につながります。従業員にとっては、所得税が非課税となるため手取りが増えます。会社、従業員それぞれにメリットがありますが、個人事業主の場合は「出張手当」が認められない(すべて経費扱い)ので注意しましょう。

出張旅費規程を作成するときの注意点

出張旅費規程は作成するとメリットがたくさんありますが注意しなければならないこともあります。ここでは出張旅費規程を作成するときに押さえておきたい注意点3つを解説します。

  • 適正な金額を設定すること
  • 例外についても規定すること
  • 就業規則と齟齬がないようにすること

適正な金額を設定すること

金額が適正ではないと判断されると、従業員に支給される手当に所得税が課税される可能性があるので注意しましょう。国税庁により非課税とされる旅費の範囲は以下のように定められています。

(1)その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
(2)その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

明確な数字は示されていませんが、根拠のある手当額にする必要があります。計算できる交通費、宿泊費に同業他社の相場を参考にした手当を足して旅費を決めるとよいでしょう。

出典:国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/02/02.html

例外についても規定すること

一部の例外やイレギュラーな出来事についても規定しておかないと、ケースごとに判断する必要に迫られて処理が煩雑になります。
例えば悪天候の場合の経路や使用交通機関の変更、自然災害、出張中の怪我、交通事故、転勤者の本社への出張にともなう帰省など、あらゆる場面を想定して定めましょう。

就業規則と齟齬がないようにすること

出張旅費規程は就業規則の一部です。就業規則に記載した「適応範囲」などの内容と出張旅費規程の齟齬がないように作成しましょう。効力のあるものとするために、作成後は就業規則とともに労働基準監督署への届け出が必要です。

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出張旅費規程について、作り方や注意点を解説しました。出張が多い会社であれば業務の効率化や節税対策にもつながります。従業員も安心して出張業務にあたることができ、モチベーションもあがります。ぜひポイントを参考に作成をご検討ください。
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この記事の監修

アパホテル株式会社


◯事業内容
ホテル事業 頂上戦略として都心3区(千代田区・港区・中央区)を中心に客室1万室の新規事業展開を目指し、更なるブランド強化を図ります。また、1,000万人を突破したアパカード会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。

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