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出張中の食事代 出張経費として認められる条件を解説

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出張中の食事代は経費になる?出張経費として認められる条件を解説

出張では、食事代や宿泊費、交通費など多くの費用がかかります。何を経費にできるのか、自己負担になるケースはどのような場合か、疑問に思う方も多いのではないでしょうか。今回は、出張中の食事代は経費になるのかを軸に、出張経費にできるもの・できないもの、出張経費に関する注意点を解説します。

出張中の食事代は経費になる?

出張中の食事代は、経費として認められません

食事代は、出張でなくても発生する費用のため、原則経費には該当しません。よって、食事代は基本的に自己負担と考えましょう。

ただし、出張時に取引先との会食で発生した食事代は、経費扱いとするケースが多いです。同じ食事代でも、仕事が関係しているかどうかで経費扱いか自己負担かが変わります。

出張経費とは

従業員が出張業務を行った際に発生した費用

出張中はさまざまな支払いが発生しますが、出張経費とは業務を行った際に発生する費用を指します。法律では、何をどこまで出張経費に含めるか、明確な基準が設けられていません。出張経費に該当するかどうかは、企業ごとに「出張旅費規程」で定められています。

出張で経費にできるもの

会食などの食事代以外にも、出張中に発生した費用のうち経費に該当するものがあります。たとえば、実費での清算が可能な交通費や宿泊費などです。経費扱いにするには、出張者は領収書を提出する必要があるため、もらい忘れないようにしましょう。ここでは、経費として認められる主な費用を詳しく解説します。

  • 交通費
  • 食事代(会食など)
  • 宿泊費
  • 出張手当(日当)

交通費

出張に関わる交通費は、経費に該当します。新幹線や飛行機、バス、電車、レンタカーなどを利用した場合、精算が可能です。

ただし、合理的な手段ではないと判断された場合は、経費として承諾されないケースもあるでしょう。たとえば、飛行機や新幹線の座席をグレードアップした場合などは、注意が必要です。

食事代(会食など)

前述したように、食事代は生活をする上で必要な支出であるため、原則経費にできません。ただし例外として、取引先の人と会食を行った場合の食事代は「接待交際費」に該当し、経費計上可能です。

会食以外にも、打ち合わせを兼ねた食事なども1人5,000円までであれば「会議費」として承認されます。

宿泊費

出張先で泊まるホテルや旅館などの宿泊費も、経費にできる費用です。しかし、一般的には企業ごとに宿泊費の上限が設定されています。必要以上に値段が高いホテルの利用はNGです。

また、仕事が関係しない食事代は経費扱いにならないため、食事つきプランでホテルを予約するときは、会社のルールを事前に確認しておきましょう。

出張手当(日当)

出張手当は、出張に行く社員を労い、経済的負担を軽減するために支給される手当。経費にできる費用の1つです。事前に決められた1日当たりの金額を支給する「日当」として、出張手当を出している会社が多くみられます。日当には、備品代や通信費などが含まれているケースも。

また、出張中は残業代がつかないことがあるため、みなし残業代として日当に含んで支給する会社も多いです。

出張で経費にできないもの

基本的に業務に関係のない費用は、私的な支出とみなされ経費にはできません。たとえば、出張先での観光代や家族へのお土産代、明らかに高額な費用などが挙げられます。ここでは、経費に該当しない費用の例を詳しく解説します。

  • 基本的な食事代
  • 出張先での観光代
  • 家族や友人へのお土産代
  • 従業員以外の家族が同行した場合の費用
  • 妥当でない高額な費用

基本的な食事代

出張者の食事代は、原則経費に含まれません。食事代は、出張以外の仕事の日にも必要な費用であるためです。

食事つきプランのホテルを利用した場合、食事代の領収書を別で用意してもらう必要があります。会社によっては、食事つきプランの利用を認めていないケースも。

会社ごとのルールによって対応が異なるため、出張に行く前に確認しておきましょう。

出張先での観光代

出張先での観光にかかった費用は、私的扱いのため経費計上できません。

ただし、業務の一環として観光する場合の費用は、経費として扱ってもらえることもあります。たとえば、業務に使用する写真撮影のために観光スポットへ行ったケースなどです。

家族や友人へのお土産代

家族や友人宛てのお土産代も、経費には当てはまりません。社内の特定の従業員に渡すお土産代も同様です。

ただし、出張先への手土産を購入した場合は、「接待交際費」としての計上が可能。また、会社の雇用主が出張に行き、すべての従業員にお土産を購入した場合は、「福利厚生費」として計上できます。

従業員以外の家族が同行した場合の費用

出張に会社の従業員以外の子どもや配偶者などの家族が同行し、かかった交通費や宿泊費などは経費の対象外です。もし、従業員ではない家族が同じ部屋に宿泊した場合は、按分計算をして経費の適切な範囲を割り出す必要があります。

なお、家族も従業員として働いていて、出張に同行した場合は経費として計上可能です。

妥当と認められない高額な支出

過度に高額な支出は経費にできない場合が多いでしょう。ホテルの部屋、新幹線や飛行機の座席のグレードアップなどは、妥当性がなければ基本的に経費に認めらません。宿泊代やレンタカー代などは相場を調べ、平均的な金額におさまるように利用しましょう。

出張経費の一般的な精算方法

出張費の精算方法は、「実費精算」と「仮払精算」の大きく2つあります。

事前に必要経費がわかるものは「仮払精算」しておけば、会社から出張前にお金が支給されるため、自分で大金を用意する必要はありません。

実費精算 従業員が会社に提出した領収書をもとに精算する方法
仮払精算 必要費用を見越して、概算した金額を事前に従業員へ支給し、後に正しい金額で精算する方法

出張から戻ったら、会社の規定の締切までに経費精算書や経理システムに金額と内訳を記入します。その際には必ず領収書も添付しましょう。上司と経理部に承認された後、会社の規定の日に経費が支給されます。

出張時の食事代の勘定科目

内容 経費の区分 条件
取引先との接待目的の食事代 接待交際費 参加者1人あたりの食事代が5,000円を超える場合
社内外の会議や打ち合わせの食事代 会議費 参加者1人あたりの食事代が5,000円以下である場合

2006年に、交際費課税に関する規定が適用されました。参加者1人あたりの費用と、食事をした内容が「会議」「接待」どちらの目的であるかによって、勘定科目が分類されます。

ただし会社によって、接待交際費として計上できる合計金額に上限が決められているため注意しましょう。会議費は1人1回5,000円までの上限はありますが、総額の上限はありません。そのため、会議費として処理するほうが節税につながります。

出張経費に関する注意点

  • 会社の出張旅費規程を確認する
  • 領収書は保管して、提出を忘れない
  • 用途にあった勘定科目を選択する

出張経費を計上する際は、会社ごとに決まっている出張旅費規程の確認や、領収書の適切な保管・提出が重要です。正しく出張経費を取り扱うための注意点を詳しく解説します。

会社の出張旅費規程を確認する

「出張旅費規程」とは、出張にかかった経費を精算する際の基準となるものです。企業ごとに作成するもので、出張の定義や経費の対象になるもの・ならないものの範囲、出張経費の基準額などが記されています。

出張から戻って、「自己負担対象の費用であることを知らなかった」とならないためにも、事前に内容を確認しておきましょう。ガイドラインを頭に入れておけば、精算時に問題が発生するのを防止できます。

領収書は保管して、提出を忘れない

出張費用を経費計上するためには、領収書の提出が必須です。出張先でもらった領収書は大切に保管し、会社の規定の期限までに忘れず提出しましょう。会社から領収書の内容を問われたときに、「何を・何の目的で・いくら」使用したか答えられるよう準備しておくことも大切です。

もし、公共交通機関など領収書がない場合は、区間や料金を記録しておけば、経費として精算可能な場合もあります。

用途にあった勘定科目を選択する

出張先で発生した経費の主な勘定科目は、「旅費交通費」「福利厚生費」「交際費」などです。このほか、取引先との食事代は「接待交際費」、社内外の会議や打ち合わせで必要な費用は「会議費」、セミナーへの参加費は「研修費」などがあります。

必ず、用途にあった勘定科目を選択し、正しく計上しましょう。

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出張時の食事代や経費の範囲・扱いを正しく理解しましょう

出張時の個人の食事代は原則経費計上できませんが、取引先との会食や打ち合わせが関わる場合は、「接待交際費」や「会議費」として経費計上できます。出張時は、食事代だけでなくさまざまな費用がかかるもの。出張経費になるものとならないものを正しく把握しておけば、出張時のトラブルや失敗を防げます。経費の勘定科目や注意点を理解し、正しく扱いましょう。

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この記事の監修

アパホテル株式会社


◯事業内容
ホテル事業 頂上戦略として都心3区(千代田区・港区・中央区)を中心に客室1万室の新規事業展開を目指し、更なるブランド強化を図ります。また、1,000万人を突破したアパカード会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。

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