出張時に貯めたポイントは誰のもの？問題になる場合も解説
出張の際に航空券やホテル、交通系ICカードの決済によって付与されるポイント。多くのビジネスパーソンが「これは自分のものとして使っていいのだろうか？」と一度は考えたことがあるのではないでしょうか。本記事では、出張経費で貯まるポイントの扱いをめぐるルールや注意点を解説します。
出張の経費でついたポイントを自分用に貯める・使うのはOK？
出張経費でついたポイントを自分用に貯めたり、使えたりできるかは、会社の規定によって異なります。経費を個人で立て替えた場合に付与されたポイントは原則として個人のものとされ、横領にあたることは少ないといえます。ただし、法的に問題はなくても、社内規定で私的利用を禁じている場合はトラブルに発展しかねません。安心して活用するためには、事前に会社のルールを確認することが重要です。
こんなときは注意！出張時のポイントが問題になる場合
出張で得られるポイントは便利ですが、使い方を誤ると不正利用とみなされる場合があります。注意すべき4つのポイントを見ていきましょう。
会社規定でポイントの取得不可が定められている場合
出張規定や就業規則でポイント取得を禁止している場合、それに反すると懲戒処分の対象となる可能性があります。処分の内容としては、「戒告（厳重注意）」「けん責（始末書の提出）」「減給」などがあげられます。トラブルを避けるためにも、事前に会社の規定を確認し、不明な点は担当部署へ確認しましょう。
法人カードや法人会員サイトで付与されたポイントを私物化した場合
法人カードでの決済や法人会員サイトの利用で付与されるポイントは、原則として会社の資産とみなされます。これを個人で使用すると不正利用と判断され、場合によっては業務上横領に該当するリスクも否定できません。法人関連サービスで発生するポイントはすべて会社のものと認識し、社内ルールに沿って適切に管理・運用することが求められます。
前払い経費でついたポイントを私物化した場合
あらかじめ経費を渡されていた場合、その金銭の所有者は初めから会社にあります。そのため、個人のクレジットカードで決済してポイントを得る行為は、つきつめると横領にあたる可能性が高くなります。前払い経費は特に厳しくチェックされるため、ポイントを私的に得ることは避け、規定に沿った正しい処理を心がけましょう。
個人出費の範囲を超えた額の経費支払いでポイントを得た場合
経費の立て替え額には法的な上限はないものの、多くの会社が上限を設けています。この上限を超えて立て替えを行い、その結果得たポイントを私物化すると「ポイント目的で過剰に立て替えた」と疑われてもおかしくありません。故意性があると見なされれば処罰の対象となることもあるため、立替は必要最小限にとどめ、事前に承認を得るようにしましょう。
出張の経費立て替えで自分のものとして認められることが多いポイント
出張経費の立て替えで得られるポイントは、自分のものとして認められるケースも少なくありません。ただし、会社規定で制限されているケースもあるため、必ず事前に規定を確認しましょう。
自分名義のクレジットカードやICカードのポイント
自分名義のクレジットカードや交通系ICで出張費を立て替え、後で会社に精算する場合、付与されるポイントは一般的に個人のものとして認められます。しかし、会社の規定によって例外もあります。万が一、疑義が生じた場合に備え、領収証や承認メールは保存しておきましょう。
飛行機のマイル
マイレージプログラムは原則として個人会員に紐づくため、出張で獲得したマイルは通常、個人に付与されます。多くの企業では、法人として回収できないので仕方がないという形で黙認されることが一般的です。しかし、便数や経路を不必要に増やしてマイルを稼ぐ行為は、私的利用とみなされ、会社からの信頼を損なうリスクがあるため注意しましょう。
個人で入会しているサイトの会員ポイント
個人として移動のチケットやホテル予約を購入することが許されている場合は、ポイントの所有も黙認されていることが多くなります。マイルと同様、会社が回収することはほぼ不可能なのがその理由です。利用する際は、出張規定や経理ルールを守り、不要な誤解やトラブルを防ぎましょう。
出張経費で付与されるポイントのトラブルを避けるコツ
出張経費で付与されるポイントは便利ですが、ルールを守らないとトラブルの原因になります。事前に会社規定を確認するなど、トラブルを避けるためのコツを見ていきましょう。
会社規定を確認する
出張経費で付与されるポイントを安全に扱うために最も重要なのは、会社の規定を事前に確認することです。出張規定だけでなく、経費全般に関するルールもあわせて把握しておきましょう。従業員は規定に沿った形でポイントを扱うことで、トラブルや誤解を未然に防げます。また、総務・労務担当者は、新たに規定を作成した場合には周知徹底が必要不可欠です。
信頼できる担当者に確認する
出張経費で得られるポイントの扱いに不安がある場合は、信頼できる担当者に事前に確認しましょう。慣習的にポイントを私的に利用していたが、実は会社の規定で禁止されているケースもあります。基本的な相談窓口は総務・労務担当ですが、部署内での目が気になる場合は匿名相談窓口や内部相談制度を活用することも有効です。
過剰な経費の立て替えを避ける
経費の立て替え額が高額になると、それに比例して付与されるポイントも大きくなります。こうした大量のポイントは、税務上の確定申告対象になるなどの問題が発生する場合があります。総務・経理担当は、立て替え額に上限を設けることで過剰なポイント付与によるトラブルを未然に防ぎましょう。また、複数の出張者の経費をまとめて立て替え、ポイントを授受する行為も注意が必要です。
法人用クレジットカードや法人会員プランを活用する
最近では法人用クレジットカードやホテルの法人会員プランは一般化されています。出張費に活用することで経費管理を一括で行え、透明性が高まる点もメリットです。また、得られるポイントは会社に付与されるため、従業員全体に還元する仕組みとして活用できます。ただし、カード情報や会員サイトのID・パスワードの取り扱いには十分注意しましょう。
出張費におけるポイント受領についてよくある質問
出張費の精算でポイントが付与される場合、使い方や計算方法について迷うことも少なくありません。ここでは、出張費におけるポイント受領に関してよくある質問とその回答をわかりやすくまとめました。
Q.出張時に貯まるポイントにはどんなものがある？
A.クレジットカードのポイント、ホテル会員のポイント、移動手段によるポイントなどがあります。
出張で貯まるポイントには、個人名義のクレジットカードやICカードのポイント、ホテルや航空会社の会員ポイントなどがあります。基本的には個人の所有とされますが、会社の規定によって取得や使用が制限される場合があるため、事前に確認することが重要です。
Q.出張のない従業員から出張費によるポイントの私物化は不公平であるという意見がでた場合、どのように対処すればよい？
A.出張費で得たポイントの私物化に不満が出た場合は、法人プランや会社全体で還元できる仕組みを活用すると公平性を保てます。
個人名義のポイントを従業員間で直接分配することは難しいため、法人用クレジットカードや法人会員プランを活用し、ポイントを会社資産として一括管理・還元する方法が効果的です。こうすることで、出張の有無による不公平感を軽減し、全従業員にとって透明で公平な運用が可能になります。
Q.公務員は出張でポイントを私的に貯めたり使ったりすると問題になる？
A.公務員が出張でポイントを私的に貯めたり使用したりすることは、多くの官庁や自治体で規定上禁止されています。
多くの官庁や自治体では規定上、出張時のポイントの私的利用が禁止されていますが、罰則が設けられていない場合もあります。公務員としての公正性や倫理の観点から、出張で得たポイントを私的に使用することは避けましょう。
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出張経費のポイントはルールを守って正しく利用しよう！
出張経費で付与されるポイントは、会社規定や利用ルールを遵守することが重要です。個人名義のクレジットカードや会員ポイントは原則として個人の所有とされますが、トラブルを防ぐには法人カードや法人会員プランの活用が有効です。規定の確認と適切な管理が、ポイントを安全かつ効果的に活用するための鍵となります。
この記事の監修
アパホテル株式会社
◯事業内容
アパホテルネットワークとして全国に900ホテル以上(建築・設計中、海外、FC、アパ直参画ホテルを含む)を展開している。
また、2,200万人を突破したアパホテル会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。
