出張時の新幹線の予約・購入方法は？安く購入するポイントも解説
出張時の新幹線をスマートに利用するには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。本記事では、インターネットや窓口での予約・購入方法から、経費精算に必要な領収書の発行、さらに新幹線代を賢く抑えるコツまで解説します。快適な出張にするための参考にしてください。
出張時の新幹線の予約・購入方法
出張で新幹線を利用する際、スムーズな移動のためには予約・購入方法を知っておくことが重要です。主な購入方法は以下の3つです。
- インターネット
- みどりの窓口
- 指定席券売機
結論、出張の新幹線予約はインターネットが便利です。公式サイトや専用アプリを使えば、座席選択やオンライン決済が手軽に行え、好きな時間にどこからでも操作できます。急な予定変更にも対応しやすく、インターネット予約限定の割引がある点も魅力です。多くのインターネット予約サービスでは、マイページから領収書の発行もできます。
みどりの窓口は混雑することが多いため、時間に余裕を持って訪れましょう。指定席券売機はタッチパネル操作で簡単に指定席を予約できます。インターネット予約したチケットの支払い・受け取りも可能です（一部制限あり）。
なお、旅行代理店経由での購入も可能です。企業によっては、出張時の新幹線や宿泊を旅行会社経由で一括手配するケースもあります。
出張で新幹線を利用する際の注意点
出張時の新幹線利用では、経費精算や予期せぬキャンセルに備えた対応が大切です。スムーズな手続きのために、特に注意したい2つのポイントをご紹介します。
領収書を発行する
多くの企業では、出張で利用した新幹線チケットの領収書は、経費精算を行う際の証拠として必須となります。事前に社内規定を確認しておきましょう。
インターネット予約を利用した場合、マイページから領収書のダウンロードが可能です。みどりの窓口では購入時に「領収書が必要です」と伝えるようにしましょう。指定席券売機の場合、「領収書発行ボタン」を押すことで発行できます。領収書の発行を忘れた際は、乗車前に窓口へ相談するか、乗車後でも改札内の係員に相談すれば、きっぷの種類や状況に応じて対応してもらえる場合があります。なお、改札を出てしまった場合、後日発行の可否は、利用した予約方法やチケットの種類によって異なります。
キャンセルの場合は払い戻し手続きが必要となる
出張中止や日程変更が発生した場合、新幹線チケットが未使用で有効期間内であれば、払い戻しが可能です。払い戻し手続きは、みどりの窓口や指定席券売機（一部制限あり）で行えます。
インターネット予約の場合は、予約サイト上で手続きを完結できます。ただし、紙のチケットをすでに受け取っている場合は、駅での対応が必要です。払い戻し手数料は、購入したチケットの種類や手続きのタイミングによって異なるので、事前に確認することが推奨されます。
出張の新幹線代を抑えるポイント
出張費は会社負担となることが一般的ですが、少しでもお得に新幹線を手配できれば、出張全体のコスト削減に貢献できます。新幹線代を抑えるための主な方法をご紹介します。
新幹線とホテルがセットになったプラン（出張パック）を利用する
新幹線などの交通手段と宿泊するホテルをセットで予約できるプランがあります。「出張パック」とも呼ばれ、これを利用する場合は別々で予約するよりも安く抑えられルケースが多いです。交通とホテルの予約、予約確認、キャンセルなどがすべて一括で行えるため、手続きの面でも便利といえます。
アパホテルのJR付き宿泊プランでは、新幹線とホテルをまとめて予約いただけます。コストパフォーマンスが高く、手間も省けるため出張におすすめです。
早期予約の割引を利用する
新幹線には、乗車日の数週間から1か月以上前など、早期の予約をすることで割引が適用されるサービスがあります。早割を利用すれば、通常料金よりもお得に予約できます。出張の日程が決まり次第、できるだけ早めに予約しましょう。
列車・席数・区間限定の割引チケットを利用する
新幹線には、特定の列車、席数、区間が限定される割引きっぷがあります。これらのチケットは非常に安価に設定されていますが、席数が限られているため、混雑する区間や時間帯では売り切れで購入できないことがあります。特に人気のある区間を利用する場合は、発売開始直後の購入を狙うのがおすすめです。
自由席を利用する
新幹線の自由席は、指定席よりも料金が安く設定されています。ただし、座席を確保できなかった場合は、目的地まで立ちっぱなしになり、移動で疲れてしまうことも考えられます。自由席を利用する際は、始発駅からの乗車であれば座席を確保できる可能性が高いです。
なお、ゴールデンウィーク・お盆・年末年始の期間中は、東海道・山陽新幹線の「のぞみ」が全席指定席となるため注意が必要です。
出張の新幹線利用に関するよくある質問
出張で新幹線を利用する際、座席選びや経費精算に関して疑問を持つ方も多いでしょう。ここでは、新幹線利用時によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q.出張時に新幹線はどの種類の座席に乗る？
A.基本的には「普通車指定席」が一般的です。
多くの企業では、新幹線出張時の座席は、料金と快適性のバランスが取れている普通車指定席を利用することが推奨されます。グリーン車はより快適ですが、規定で利用が認められているか確認が必要です。自由席は安いですが、座れないリスクがあり、業務効率を考慮すると指定席の利用が望ましいでしょう。
Q.出張時の新幹線利用の失敗あるあるは？
A.領収書を失念することや、時間に遅れて乗り過ごしてしまうことが挙げられます。
経費精算には領収書が必要になるため、乗車前に領収書の発行方法を確認しておくことをおすすめします。また、駅やホームで迷い、予約した新幹線に乗り遅れることもありがちです。時間に余裕を持って行動しましょう。
なお、正規料金の指定席特急券などでは、乗り遅れた場合でも、同日・同区間の後続列車の自由席に乗車できるルールがあります。
Q.出張パックで予約したらどうやって精算する？
A.パック料金全体に対する領収書を精算に使用するのが一般的です。
新幹線とホテルがセットになった出張パックの場合、原則として新幹線代とホテル代が分かれていない、パック料金全体の領収書が発行されます。会社に提出する際は、この一括領収書を経費精算に使用することになります。個別の内訳が必要な場合は、予約サイトや旅行代理店に相談が必要となる場合があります。会社の経費規定を事前に確認しておくことが大切です。
アパアプリ
スマートチェックインをスムーズに行うには、アパホテル公式アプリ「アパアプリ」の活用が効果的です。アパアプリでは、宿泊予約から事前決済までをアプリ内で完結できるほか、部屋のフロア指定や禁煙・喫煙の希望も選択できます。お気に入りホテルを登録しておけば、次回以降の予約もスムーズ。
さらに、アプリ限定の割引プランやポイント特典も充実しており、出張時の宿泊手配を効率的かつお得に進められます。
賢く新幹線を活用して快適な出張を
効率的に出張の新幹線を利用するには、インターネット予約の活用がおすすめです。早期予約割引や出張パックも積極的に利用することで、コスト削減につながります。なお、経費精算に必要な領収書の発行方法などの手続きは、事前に確認しておくことが重要です。これらのポイントを押さえて、準備万端で快適な出張にしましょう。