出張時の飛行機の航空券の手配方法は？注意点や飛行機で快適に過ごすコツも解説
出張で飛行機をスマートに利用するには、航空券の購入方法やフライトの快適性を高めるコツを押さえておくことが大切です。この記事では、航空券の予約・購入方法から座席や服装選びのポイント、経費精算に関するよくある疑問についても解説します。スムーズで快適な出張にするための参考にしてください。
出張時の飛行機の手配はまず社内規定を確認しよう
出張の際に航空券を手配する前に、会社の社内規定や航空券手配に関するルールを確認することが重要です。会社によっては、航空券の購入方法や利用できる航空会社、座席クラス、費用の上限などが細かく決められている場合があります。
自己判断で航空券を手配してしまうと、後で経費精算が認められなかったり、会社から指摘を受けてしまったりする可能性があるため注意が必要です。会社が規定で許可している場合は、自分で航空券を購入し、後で会社に経費を精算できます。会社が認める範囲内で予約・購入し、経費精算に必要な領収書を忘れずに保管しましょう。
自分で手配する場合の航空券の購入方法
ここでは、出張で利用するケースが比較的多い、飛行機の購入方法を紹介します。
航空会社の公式サイトやアプリから購入する
航空会社の公式サイトや公式アプリから、直接航空券を購入できます。ANAやJALなどの場合、機材変更・運航状況の変更や搭乗手続きの案内などをリアルタイムで受け取れるのが大きなメリットです。最新かつ正確な情報を確認したい方に適しています。
旅行代理店や格安航空券サイトで購入する
旅行代理店や格安航空券サイトを利用すると、さまざまな航空会社のフライトを一度に比較検討できます。各社の価格や時間帯、乗り継ぎの有無など、多くの情報を元に条件の良い便を効率的に見つけることができます。価格を重視したい場合や、複数の航空会社の中から最適な選択肢を選びたい方におすすめです。
航空会社の法人契約サービスを利用する
頻繁に出張する企業は、航空会社と法人契約を結んでいるケースがあります。法人契約を利用すると、フライトの変更が柔軟になったり、割引が適用されたりすることがあります。さらに、専任の担当者がつく場合もあるため、緊急時でも迅速に対応してもらえます。企業の出張手配全体の効率化が図れるだけでなく、コスト削減と出張者への安心感につながる点がメリットです。
航空券とホテルがセットになったプラン（出張パック）がお得
出張パックとは、航空券（または新幹線）とホテルをセットで一括予約できるプランです。別々に予約するよりも費用を抑えられることが多い点がメリットです。また、予約から支払い、確認、キャンセルまで同時に一括で行えるため点も便利でしょう。ただし、便やホテルの選択肢が制限される場合があるため、社内規定や自分の希望と合致しているか確認しましょう。
アパホテルでは航空券とセットになった宿泊プランを提供しています。これを利用すると、宿泊とフライトの手配を一度に完了できるため、費用だけでなく、手配の手間も大幅に削減できます。出張の準備をスムーズに進められるため、ぜひご活用ください。
出張で飛行機を利用する際のポイント
出張での飛行機の利用は、事前準備が重要です。ここでは、スムーズで快適な出張にするためのポイントをご紹介します。
海外出張の場合は早めに手配する
海外出張の準備は、航空券の手配を早めに進めることで、直前の慌ただしさを避け、余裕をもって進められます。早期に予約することで、直行便や乗り継ぎの待ち時間が少ない便を選べる可能性も高まります。特に海外出張では、航空券に加えてパスポートの有効期間、ビザ申請、海外旅行保険の加入など、準備項目が多岐にわたります。パスポートの残存期間やビザが必要かを早めに確認しておきましょう。
フライトを快適に過ごせるように準備する
飛行機での移動は体調に影響を与えるケースもあります。到着後の業務に支障をきたさないよう、フライトを快適に過ごすための準備を事前に整えておくことが重要です。具体的には、自分の体調やニーズにあわせた座席の選択、持ち物や服装の工夫などが挙げられます。これらの工夫で、長時間のフライトでも心身への負担を軽減し、現地でのパフォーマンスを最大限に発揮できるでしょう。
飛行機で快適に過ごすコツ
出張時のフライトでの過ごし方は、現地でのパフォーマンスに影響します。ここでは、長時間の移動による疲労を最小限に抑え、フライトを快適にするための具体的なコツをご紹介します。
自分のニーズに合う座席を選ぶ
フライトの快適さは座席選びに左右されます。頻繁に席を立ちたい、体の向きを変えて軽いストレッチをしたい場合は通路側の座席を選びましょう。通路側は、上の収納棚から荷物を取り出す際にも便利です。壁にもたれてしっかり眠りたい場合は窓側の席を選ぶのがおすすめです。降機を急ぐ場合は、機体の前方の席を選んでおくと時間の節約になります。
自分のフライト中の行動パターンや目的に合わせて座席を選ぶことで、長時間の移動による心身への負担を軽減できます。
ノイズキャンセリングイヤホンとアイマスクを持って行く
機内の騒音や照明の光を遮断するために、ノイズキャンセリングイヤホンとアイマスクを持って行きましょう。ノイズキャンセリング機能は周囲の音を軽減し、休息や仕事に集中しやすくなります。イヤホンで好きな音楽を聴いてリラックスしたい場合もおすすめです。
また、眠りたい場合は、アイマスクで光を遮ることでスムーズに眠りやすくなります。
服装を工夫する
機内の温度変化に対応できるよう、脱ぎ着しやすい服装を心がけることが大切です。到着後に客先に直行する場合はスーツでの搭乗が無難ですが、機内では上着を脱ぐ、ネクタイを緩めるなどの工夫で快適に過ごしましょう。長時間座っていてもシワになりにくい素材を選ぶと、現地到着後も身だしなみを整えやすく便利です。
さらに、長時間座り続けることによるエコノミークラス症候群の予防も行うのがおすすめです。着圧ソックスを用意したり、靴を脱いでリラックスできるスリッパを持参したりするなど、持ち物を工夫しましょう。
出張の飛行機利用に関するよくある質問（FAQ）
出張では、航空券の手配やフライト利用について疑問や不安を抱きがちです。ここでは、飛行機利用時によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q.出張の航空券購入のタイミングは？
A.出張の航空券は搭乗日の数カ月前など、なるべく早く購入するのがおすすめです。
ANAなどの大手航空会社では、28日前、45日前、55日前など、複数の早割運賃が設定されています。早めに予約することで費用を抑えられる可能性があります。
国際線は、2〜6カ月前を目安に手配することで、安いチケットを購入できたり、直行便などの良いフライトを確保しやすくなります。
また、早めの手配は、予期せぬスケジュール変更や、ビザ、パスポートの準備不足といったトラブルを避ける上でも重要です。
Q.出張時の飛行機利用の失敗あるあるは？
A.乗り遅れ、手荷物規定オーバー、パスポートの期限切れなどが主な失敗例です。
特に、空港の混雑による搭乗遅延や、手荷物のサイズ・重量オーバーによる追加料金発生は、急ぐ出張者にとって大きなロスです。また、海外出張の際は、パスポートの残存期間不足により入国拒否となるケースもあります。事前に各規定をしっかりと確認し、時間に余裕をもって行動しましょう。
Q.出張パックで航空券を購入したらどうやって精算する？
A.会社規定に従い、全額を仮払いで精算するか、内訳に応じた実費精算を行います。
出張パックは航空券とホテル代がセットで表示されるため、原則として全額を宿泊交通費として精算することが多いです。ただし、会社によっては内訳を分けて精算する場合もあります。領収書に記載されている金額を基に、事前に経理担当者に精算方法を確認しておくことが確実です。
泊まれば、泊まるほどおトク！アパホテル会員制度
アパの会員制度は、泊まれば泊まるほどおトク。5つのBenefit（おトク）
- Benefit① 宿泊実績に応じた5つの会員ステイタス
- Benefit② 宿泊実績に応じた特典・サービスがさらに充実
- Benefit③ ポイントを現金交換、宿泊料金に充当もOK
- Benefit④ 特典でいつもの宿泊をより快適に
- Benefit⑤ ポイントが最もたまる会員専用カード
飛行機での出張は事前準備が重要
出張で飛行機を利用する際は、航空券の手配からフライトを快適に過ごすための工夫など、事前準備が非常に重要です。特に航空券や必要書類の手配は早めに済ませることで、予期せぬトラブルを防げます。フライト中の体調管理が大切なので、座席や服装にもこだわりましょう。これらのポイントを押さえ、出張先で良いパフォーマンスを発揮してください。