出張費とは？旅費交通費との違いや会計上の勘定科目、相場を解説
出張時の精算ルールや費用の相場について正しく理解できていますか？この記事では、出張費の定義から交通費・宿泊費の相場、領収書管理の注意点まで、ビジネスマンが知っておくべき実務知識を解説します。この記事を参考に、スムーズな出張準備と適切な経理処理を進めましょう。
出張費とは何か
出張費とは、業務上の必要により遠方へ赴く際にかかる諸経費の総称であり、会社が従業員に対して実費や手当として支給するものです。
出張費には、ビジネス目的での出張に必要となる交通費や現地での宿泊費、食事代、さらに従業員に支給する日当など、さまざまな費用が含まれます。これらの費用は会社員に限らず、個人事業主の方であっても、事業に関連するものであれば必要経費として正当に計上することが可能です。
旅費交通費・交通費との違い
出張費は出張に必要となる費用全般をまとめた総称です。一方、旅費交通費とは出張にかかる旅費や交通費を会計上で処理する際の「勘定科目の名称」を指します。
勘定科目には似た名称の「交通費」も存在しますが、こちらは主に従業員に支給する通勤手当や、日々の近隣の取引先訪問にかかる電車代、タクシー代などを処理する際に使われるものです。このように、遠方への出張に伴う費用と日常的な移動費用は、実務上では区別して管理されます。
出張費に含まれる費用と仕訳する際の勘定科目
| 項目 | 一般的な勘定科目 |
|---|---|
| 移動費 | 旅費交通費 |
| 宿泊費 | 旅費交通費 |
| 食事代や接待費 | 交際費、または会議費 |
| 出張手当（日当） | 旅費交通費 |
※上記は一例で会社の方針によって異なります
出張で発生する費用は、その用途によって会計上の「勘定科目」という分類が異なります。まずは基本となる4つの項目を押さえておきましょう。
移動費
出張に伴う移動費には、目的地までの往復はもちろん、現地での移動にかかる費用も含まれます。具体的には、飛行機代や新幹線の料金、高速バス、タクシー代、レンタカー代などが該当します。これらを会社へ精算申請する際は、一般的に「旅費交通費」という項目で処理されます。現地で急遽タクシーを利用した際も、領収書があればこの項目で申請可能です。
宿泊費
宿泊費は、出張中にホテルや旅館へ支払う費用のことで、移動費と同じく「旅費交通費」として扱われます。選定の際は、自社の規程で定められた「1泊あたりの上限額」を必ず確認しましょう。多くの企業では上限を超えた分は自己負担となりますが、会社によっては実費が全額支給されるケースもあります。予約前に、自分の役職でいくらまで認められるか把握しておきましょう。
食事代や接待費
出張中のひとりの食事代は、原則として「プライベートな生活費」とみなされ、経費には含まれないのが一般的です。ただし、取引先との会食や、食事をしながらの打ち合わせであれば、業務に必要な費用として認められる場合があります。目安として、1人あたり1万円以下なら「会議費」、1万円を超えるような会食なら「接待交際費」として区別されることが多いので、領収書の扱いには注意が必要です。
出張手当（日当）
出張手当（日当）は、慣れない環境での移動や細かな雑費など、従業員の精神的・肉体的負担をねぎらう意味で支給されるお金です。ホテル代などの実費とは別に受け取れるもので、仕訳上は「旅費交通費」に含まれます。支給額は社内規程により「日帰りなら〇〇円」「宿泊なら〇〇円」と役職や日数に応じて決まっているため、自分がいくら受給できるか事前にチェックしておくと安心です。
出張費の相場はどれくらい？
自分の出張プランが会社の基準に収まっているか不安なときは、相場を知っておくと安心です。多くの企業が指標としている調査データを参考に、役職ごとの宿泊費や日当の平均的な目安を確認してみましょう。
宿泊費の相場
国内出張の宿泊費は1泊8,000円から10,000円程度が相場とされています。財務省の調査によると、多くの企業で「上限付き実費支給」が採用されており、支給額の最低平均は8,330円、最高平均は13,766円となっています。一方、海外出張では5割以上の企業が「実費支給」としており、その平均額は約17,634円です。
| 役職 | 宿泊費（国内） | 宿泊費（海外） |
|---|---|---|
| 管理職相当 | 約10,800円 | 約18,900円 |
| 一般社員相当 | 約9,100円 | 約16,400円 |
※財務省「民間企業における出張旅費規程等 に関するアンケート 報告書」の役職区分を加工し作成
※会社によって役職区分の定義や支給基準が異なるため、あくまで参考値としてご覧ください
出張日当の相場
出張日当は法律で義務付けられたものではありませんが、財務省の調査によれば国内の平均は2,621円、海外は5,441円となっています。特に海外は地域差が大きく、アジアは平均5,811円、北米は平均7,111円と開きがあるのが特徴です。自社に手当があるかどうかは、事前に就業規則を確認しておきましょう。
| 役職 | 出張日当(国内・日帰り) | 出張日当(国内・宿泊) | 出張日当（海外） |
|---|---|---|---|
| 管理職相当 | 約2,800円 | 約3,100円 | 約6,400円 |
| 一般社員相当 | 約2,100円 | 約2,400円 | 約5,100円 |
※財務省「民間企業における出張旅費規程等 に関するアンケート 報告書」の役職区分を加工し作成
※会社によって役職区分の定義や支給基準が異なるため、あくまで参考値としてご覧ください
出張費の精算までの流れ
出張費の精算は、事前の準備から帰着後の手続きまで一連の流れがあります。会社によって細かなルールは異なりますが、一般的なステップを理解してスムーズな処理を行いましょう。
【出張前】出張申請・仮払い手続き
出張が決まったら、まずは上長へ出張申請書を提出します。申請書には日程、目的地、業務目的、費用の見通しなどを記入しますが、書式は企業によりさまざまです。また、出張中に必要な交通費や宿泊費、食事代を会社から前もって受け取る「仮払い」を利用したい場合は、会社の指示に従って別途手続きを行います。
【出張中】領収書の取得と記録
出張中は、発生するすべての経費について必ず領収書を受け取り、大切に保管してください。特に食事代や交通費は頻繁に発生するため、カバンの中で紛失しないよう、専用のケースや封筒にまとめるのがおすすめです。領収書の裏面やメモ帳に、日付や支払先、具体的な用途（「〇〇社訪問のためのタクシー代」など）を記録しておくと、帰着後の精算作業が楽になります。
【出張後】精算申請と会計処理
出張から戻ったら、記憶が新しいうちに速やかに精算申請を行いましょう。保管していた領収書をもとに、会社の規定フォーマットへ各費用を正確に記入します。仮払いを受けていた場合は、実際の経費との差額を返金または補填することで精算が完了します。自分の財布から立て替えた費用については、提出した報告書と領収書に基づいて、後日会社から実費が支払われる仕組みです。
出張費を正しく精算するための注意点
出張費の精算は、会社のお金を扱う重要な業務の一つです。トラブルを防ぎ、スムーズに受理されるために、申請する側と承認する側の双方が気を付けるべきポイントをまとめました。
【申請者側】領収書の管理と社内規制の順守が求められる
出張から戻ったら、まずは迅速に領収書を整理して提出することが求められます。万が一、出張先で領収書が発行されなかったり、紛失してしまったりした場合は、出金伝票を作成することで代用できるケースもあります。
ただし、基本的には会社の出張規程（旅費規程）に沿って申請することが大前提です。規程外の勝手な判断はトラブルの元になるため、事前のルール確認が欠かせません。もし判断に迷う支出があった場合は、精算前に経理担当者へ相談しておきましょう。
【経理・承認者側】不正防止のチェックが必要
経理担当者や承認者は、提出された精算書が社内規程に基づいているかを慎重にチェックし、不正行為を未然に防ぐ役割を担います。金額が規定の上限を超えていないかはもちろん、業務とは無関係な不適切な項目が含まれていないかを注意深く確認します。
たとえば、出張先での観光など個人的な目的で発生した費用は経費として認められません。こうした判断基準を明確にするためにも、出張費と認められる範囲や上限額を定めた「出張規程」を整備しておきましょう。
出張費に関するよくある質問
出張時のお金の扱いに関して、多くの疑問を抱くでしょう。ここでは、出張費にまつわる代表的な疑問と回答をまとめました。
Q. 個人事業主でも出張費を計上できる？
A.事業に関連する出張であれば、必要経費として計上することが可能です。
移動にかかる交通費や宿泊費などは、仕事に必要な支出として認められます。ただし、会社員と異なり、自分自身に対して出張手当を支払って経費にすることは原則できません。また、プライベートの旅行と兼ねる場合は、業務に必要な部分のみを切り分けて計算し、領収書を保管しておく必要があります。
Q. 出張費の相場は距離に応じて変動する？
A.交通費は距離に応じて変動しますが、宿泊費や日当については地域別に設定されるのが一般的です。
新幹線や航空機を利用する交通費は移動距離に比例しますが、宿泊費や日当は「滞在先の物価」が基準となります。多くの企業の旅費規程では、東京などの都市部とそれ以外の地域、あるいは海外の国・地域ごとにランク分けされており、物価が高いエリアほど上限額が高めに設定されているのが実態です。
Q. 出張費の立替がきつい場合の対処法は？
A. 「仮払い制度」の利用を申請するか、会社名義の法人カード（コーポレートカード）の導入を相談しましょう。
多額の交通費や連泊の宿泊費を個人で立て替えるのが困難な場合は、出張前に概算費用を受け取れる「仮払い」の手続きを行うのがおすすめです。ただし、企業によっては「仮払い」を認めていない場合があるので事前に確認が必要です。
また、最近では会社が発行する法人カードで直接決済するケースもあります。立替が負担で業務に集中できない場合は、早めに上司や経理担当者へ相談しましょう。
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出張費の不安を解消し、スムーズに清算しよう
出張費の精算には、社内規程の順守や領収書の適切な管理など押さえておくべきルールがあります。交通費や宿泊費の相場を把握し、公私の区別を明確にすることで、トラブルを防ぎながらスムーズに業務を遂行することができます。正しい知識を取り入れて出張に臨んでください。