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出張前に準備することは? 持ち物・役立つアイテム・荷造りのコツも

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【チェックリスト付き】出張前に準備することは?持ち物・役立つアイテム・荷造りのコツも

急に決まることも多い出張。何から準備すればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。出張先や日数によって、必要な持ち物は変わってきます。今回は、出張前に準備することや持ち物リスト、役立つアイテムをご紹介します。あわせて荷造りのコツも解説するので、初めて出張に行く方も頻繁に行く方もぜひ参考にしてください。

【チェックリスト】
出張前に準備すること一覧

出張に行く際は、事前の準備が必要です。ここでは、3つの準備することについて詳しく解説します。

会社の出張ルールの把握

とくに、はじめて出張に行く人は、会社ごとに決まっている出張ルールを事前に確認することが大切です。会社によって、出張の目的、出張経費の範囲、上限額など具体的に細かく設定されています。後々トラブルが起こらないようしっかり把握しておき、円滑な出張を実現しましょう。

必要な持ち物のリストアップ・パッキング

出張の行き先や日数、男女によっても必要な持ち物は変わります。主に、絶対に忘れてはいけない「仕事関連の持ち物」、ホテル滞在中に必要な「生活関連の持ち物」、「あると便利なアイテム」の大きく3つに分類できるでしょう。必要な持ち物をすべて書き出してから荷造りをすると、忘れ物防止につながります。

最新の交通情報の確認

出張日が決まったら、予定日の数日前から利用する公共交通機関の最新情報はこまめにチェックしましょう。公共交通機関は、台風や大雨などの天候の影響を受けやすく、数日前から欠航・運休・遅延が決定される可能性も。万が一、飛行機や新幹線が欠便になった場合に備え、別の交通手段も確認しておくと安心です。

出張準備を進める際の
6つのポイント

快適な出張にするには、荷物を最低限にするための事前準備が重要です。ポイントを押さえて、万全の状態で出張に向かいましょう。

現地調達できるアイテムは持って行かない

出張時の荷物を極力減らすために、持っていくアイテムは厳選しましょう。現地調達できるものやホテルに備えつけてあるもので間に合う場合、持って行かないという選択肢もあります。

とくに、ボディーソープやシャンプー、歯ブラシ、タオルなどは、ホテルに用意されているところも多いため、こだわりがない場合は有効活用しましょう。

出張先の気候を考えて持っていく衣類を決める

遠方への国内出張や海外出張の場合、現地の気候を考慮して服装を決めるとよいでしょう。寒い地域に行く場合、暖かいインナーやアウターなど防寒対策グッズ、暑い地域であれば、半袖Tシャツやハンディ扇風機など暑さ対策グッズがあると便利です。

国内出張なら、日本気象協会が発表している服装指数 を参考にするのもおすすめ。出張当日の天気も踏まえて準備すれば、移動や仕事以外の時間も快適に過ごせるでしょう。

出張期間によってはホテルで衣類を洗濯する

3〜4日ほどの出張であれば、日数分の下着や衣類を持っていくのがおすすめ。1週間以上の長期出張の場合は、日数分持っていくと荷物がかさばるため、宿泊先で洗濯するという選択肢があります。もし洗濯する場合は、ホテルのコインランドリーやクリーニング代行サービスなどを上手に活用しましょう。

また、最低限の荷物で済むように、持っていく衣類の数を厳選するのもポイントです

決済手段は複数のパターンで用意する

キャッシュレス決済サービスが普及しているなかで、出張にいく地域によってはクレジットカードやスマホ決済が使えないケースもあります。「現金とクレジットカード」など、いざというときに慌てないように決済手段を複数パターン準備しておきましょう。

とくに、現金はコインロッカーや飲食店、タクシーなどで必要になることも。出張中に困らない金額を用意しておくとより安心です。

出張期間に合わせたバッグのサイズを選ぶ

出張期間に応じて適切なサイズのバッグを選ぶことが大切です。基本的にスーツケースがおすすめですが、1〜2泊の短期出張であればコンパクトなボストンバッグも便利です。軽量仕様のバッグなら、長期出張時の移動も疲れにくいというメリットも。飛行機を利用して出張に行く場合、機内に持ち込みが可能なサイズか必ずチェックしましょう。手荷物を預けなければ、到着後すぐに移動ができ時間短縮につながります。

便利グッズを活用して荷物の詰め方を工夫する

とくに長期出張の場合、荷物をいかにうまくパッキングするかが大切です。次のような便利アイテムを使用すれば、荷物をコンパクトにまとめやすくなるので上手に活用しましょう。

【荷物のパッキングに便利なアイテム】
  • 圧縮袋
  • ポーチ
  • ガーメントバッグ(スーツや衣類の収納ケース)

圧縮袋は、かさばりがちな衣類をコンパクトに収納できる便利アイテムです。ポーチは、日用品やガジェットアイテムなど細々したものをまとめるのに重宝します。

また、長期出張で複数のスーツを持っていく場合は、衣類の専用ケース「ガーメントバッグ」に入れるとスーツにしわがつきにくいためおすすめです。それぞれの荷物は、バッグの中で定位置を決めて収納すると、緊急時にも取り出しやすいでしょう。

【国内・海外出張】
準備が必要な持ち物リスト

出張先が国内か海外かによっても、必要になる荷物は異なります。国内・海外別で準備が必要な持ち物リストを仕事関連、生活関連ごとにまとめたので、出張の際にぜひお役立てください。

【国内出張】準備が必要な持ち物リスト

仕事関連の持ち物リスト 生活関連の持ち物リスト
・交通機関のチケット
・腕時計
・スーツ、ワイシャツ、靴下、鞄、ベルト
・PCセット(電源アダプター、マウス)
・仕事の資料
・名刺
・筆記用具(ペン、メモ帳)
・社内携帯電話・充電器
・手土産
・宿泊日数分の下着
・私服
・洗面用具
・薬
・衛生用品(ハンカチ、ティッシュ、マスク、コンタクトレンズ、眼鏡)
・個人のスマホ・充電器
・充電式モバイルバッテリー
・財布(現金、クレジットカード)
・運転免許証(持っている場合)
・健康保険証

国内出張に行く際、最低限必要な持ち物は主に上記の通りです。出張期間など状況に応じて必要かどうか判断しましょう。

【仕事関連の持ち物】

まず、普段の仕事に使っているアイテムと服装をそろえましょう。PCや資料、名刺、スーツ類などの必須アイテムは最優先で準備すると安心です。仕事の資料はデータのバックアップをとり、紙とデータそれぞれで用意しておくとトラブルが発生したときにも対処できます。交通機関のチケットや社内携帯電話も忘れずに。名刺は念のため多めに持っていくとよいでしょう。

また、取引先に手土産を持っていく場合、自社がある地域で購入したものが喜ばれます。

【生活関連の持ち物】

下着など着替えの衣類は、出張期間に合わせて用意しましょう。洗面用具にとくにこだわりがない方は、現地調達またはホテルの備えつけのものを利用すれば、荷物が減って身軽に動けます。終業後に着替える私服や充電式モバイルバッテリーは、長期出張の際にあると便利です。

また、慣れない地域への出張で体調を崩してしまう可能性もあるため、普段飲み慣れている薬や健康保険証もあると万が一のときにも備えられます。

【海外出張】準備が必要な持ち物リスト

海外出張でも、仕事や生活・宿泊に関連する荷物は、基本的に国内出張と同じです。しかし、海外出張ならではの、忘れてはいけない必需品がいくつかあります。準備必須の持ち物一覧をまとめたので、ぜひチェックしてください。

準備必須の持ち物リスト
・パスポート
・航空券
・身分証明証(運転免許証、健康保険証など)
・国際免許証(運転が必要な場合)
・海外旅行保険証書
・クレジットカード・現地通貨・日本円
・ホテルの予約確認票
・スマートフォン・充電器(現地使用可能なもの)
・変換プラグ

海外出張に行く際、パスポートと航空券は必須です。ホテルの予約確認票は、ネットが使えない場合や入国審査で確認されることもあるので、印刷して紙媒体でも持っておきましょう。クレジットカードは基本的に使えますが、カード会社が限定される場合もあるため注意が必要です。念のため、現金は日本円と現地通貨の両方を用意しましょう。

また、海外のコンセントは日本と形が異なるため、出張で行く国にあわせて変換プラグを持っていく必要があります。

出張時に準備しておくと役立つ
持ち物リスト

  • S字フック
  • 洗濯ネット
  • 洗濯洗剤
  • 洗濯用折りたたみハンガー
  • 耳栓・アイマスク
  • 携帯用消臭スプレー
  • サブバッグ
  • ビジネスリュック
  • ケットWi-Fi

S字フックは、ひとつ持っているとさまざまな場面でバッグやハンガーをかけられるため便利です。長期出張時に衣類を洗濯する場合は、洗濯ネットや洗剤、折りたたみハンガーが役立ちます。耳栓やアイマスクは、長時間の移動や騒音の防止に役立つ便利アイテムです。

また、長期出張でプライベートの時間がある場合、サブバッグがあると出かけやすいので重宝するでしょう。地域によっては通信環境が整っていないこともあるため、ポケットWi-Fiがあると速度を気にせず通信ができ、調べものにもすぐに対応できます。

【男女別】出張時に準備する
持ち物リスト

【男性向け】出張時に準備するアイテム 【女性向け】出張時に準備するアイテム
・カミソリ、シェーバー
・シェービングフォーム
・ネクタイ(複数枚)
・ストッキング(複数枚)
・たためるフラットシューズ
・化粧品(スキンケア・メイク・ヘアセット)
・生理用品
・防寒着

男性は、身だしなみのためにもシェーバーやシェービングフォームなどを準備しましょう。荷物を減らしたい場合は、ホテルのアメニティを使うのもおすすめです。2泊以上の場合、複数枚ネクタイを持っていけば、同じスーツでも印象を変えられます。

女性は、普段使っている化粧品、生理用品、万が一の伝線に備えてストッキングを複数枚持っていくと安心です。また、仕事中にパンプスやヒールを履く場合、それ以外の時間は楽に過ごしたいもの。とくに長時間の移動があるときには、たためるフラットシューズがあるとリラックスできるのでおすすめです。もし寒い地域や季節に出張にいく際には、体調管理のためにも防寒できるアイテムも持っていきましょう。

アパホテルには出張に便利なサービスを多数ご用意!

出張時の宿泊には、駅からも近く好立地なアパホテルがおすすめです。また、以下のような出張に便利な備品の貸し出しやサービスも行っております。

  • コピー、FAX代行(※1、2)
  • Wi-Fi、有線LAN
  • アメニティ(ハミガキセット、カミソリ、シャンプー・コンディショナーなど)
  • ズボンプレッサーの貸し出し
  • コインランドリーの設置(※1、2)
  • クリーニング取次サービス(※1、2)
  • 有線ミラーリング(HDMI)搭載(※2)

※1サービスのご利用は有料です。
※2ホテルによりサービスの有無や導入している設備の種類が異なります。

客室は、Wi-Fi・有線LANの接続が無料で、スマホやタブレットが快適につながります。ハミガキセットやシャンプー・コンディショナーなど充実したアメニティもご用意しているため、最低限の荷物での宿泊も安心です。

また、洗濯時に役立つコインランドリーやクリーニング取次サービスなど便利なサービスもありますので、出張を控えている方はぜひご利用ください。

万全な準備で快適な出張を!

出張前に準備することや持ち物、役立つアイテム、荷造りのコツをあわせてご紹介しました。国内出張、海外出張、男女別で必要な持ち物や準備するものが変わってきますが、記事内にある持ち物リストを上手に活用し出張前の準備を進めましょう。

アパホテルでは、充実したアメニティや便利なコインランドリー、クリーニング取次サービスをご用意しておりますので、出張時にはぜひご活用ください。

アパホテルでは、さまざまな角度から新型コロナウイルス(COVID-19)対策に取り組んでいます。ご旅行やご宿泊の際は、新しい旅のエチケットも合わせてぜひご一読ください。

新型コロナウイルス(COVID-19)対策

この記事の監修

アパホテル株式会社


◯事業内容
ホテル事業 頂上戦略として都心3区(千代田区・港区・中央区)を中心に客室1万室の新規事業展開を目指し、更なるブランド強化を図ります。また、1,000万人を突破したアパカード会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。

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