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出張先での接待 どこまでが経費?事前準備とポイントをご紹介

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出張先での接待はどこまでが経費?必要な事前準備とポイントを押さえて失敗しない接待を!

出張先で、取引先との親睦を深めるためのコミュニケーションの1つとされる接待。商談のあとに行く機会の多い接待ですが、どこまでが経費に含まれるのか曖昧な方も多いでしょう。この記事では、出張先での接待の経費に含まれる範囲や接待の事前準備についてご紹介します。

出張先での接待は、どこまでが経費?

接待目的で出張をする場合、経費になる範囲は決まっています。ここでは、その範囲や勘定科目など、それぞれのポイントを詳しく解説します。

出張での接待の範囲

出張先で接待する場合や接待が目的の旅行の場合、そこにかかる費用は経費として計上できます。接待の経費は、お店での食事代や宿泊代、お土産代、接待のためにかかった移動費などを含まれます。これらの費用がすべて経費として認められるかは会社によって異なるため、事前に確認しましょう。また、領収書の裏面に接待した相手の名前や会社名などを記載しておくと、あとで請求する際に説明しやすいです。

出張先での接待の費用は「接待交際費」で計上できる

出張先で取引先を接待した場合、そこまでにかかる交通費や食事代、宿泊費、お土産代はすべて「接待交際費」として計上できます。一方、接待が目的でない場合の会議や打ち合わせの場合の交通費は、単純に出張であるため「旅費交通費」とされます。「旅費交通費」として計上するか、「接待交際費」として計上するかで、会社の税金負担が変わるため、仕訳は慎重に行いましょう。

残業代は労働時間と認められた場合に請求できる

基本的に接待は労働時間として認められません。ただし、会社から特別指示があった場合や、業務上の必要性が高い場合、また接待のための事前準備や雑務などであれば、労働時間として認められる場合もあります。労働時間の定義について明確に定められていないため、接待においてはその内容を鑑みて判断されることが多いでしょう。具体的な状況や会社の規定により異なる場合があるので、担当者に確認しましょう。

そもそも出張は何の目的で行く?

社会人にとって身近な「出張」ですが、その目的は現地視察や研修など多岐にわたります。よくある目的が、取引先との打ち合わせや商談です。その際の手段として接待することが多く、年齢層が上がればその機会も増える傾向にあります。リモートでの打ち合わせも増えている昨今においても、重要な打ち合わせは直接会って行いたいという声が多くあり、今後もビジネスシーンで重要視されるでしょう。

出張先での接待に必要な事前準備

出張先での接待を成功させるためには、事前準備がかかせません。ここでは、3つのポイントに沿って解説します。

1.日時の決定と出席者の確認

まず、自社の出席者を上司に確認します。次に取引先の窓口となる方に確認して、全体でどのくらいの人数になるかを把握しましょう。出張時は限られた日程の中で調整しないといけないため、取引先や同行者の予定を事前に確認する必要があります。取引先の都合を優先しながら、日程の調整を進めましょう。

2.お店の予約

お店選びでは、下記の4つのポイントを確認しておくことが重要です。まず、出席者の食べ物の好き嫌いやアレルギーの有無などを事前に確認しましょう。そのほか、料理やお酒の種類の豊富さなど条件にこだわると◎。また、個室があるお店を選べば落ち着いて会話ができ、親睦を深められます。取引先や宿泊先から遠すぎず、接待費の予算で収まるお店を選びましょう。

【お店選びで確認しておくこと】
  • 取引先や宿泊先からの距離、アクセス
  • 個室の有無
  • 接待費の予算内で収まるか
  • メニューの内容

3.決まった内容を案内する

お店と日時が決まったら、出席者に案内メールを送付します。日時や場所など必要事項はもちろん、お店の地図やアクセス方法などの記載も忘れずに。また、何かあったときの緊急連絡先は必ず明記しておきましょう。

もし待ち合わせをする場合は、目印があるようなわかりやすい場所を設定すると安心です。本文に、「場所がわからない場合はご連絡ください」と一言添えておくと、配慮が伝わり好印象を与えられるでしょう。

【案内メールの記載内容】
  • 接待の日時、場所
  • お店の情報(地図やURL、電話番号など)
  • 緊急連絡先(自分の携帯番号など)

【失敗したくない】出張での接待のポイント

  • 事前にリサーチしておく
  • お店に事前に電話で確認をする
  • 持ち物を確認しておく

接待で利用するお店は、事前に下見するのが望ましいですが、出張先のお店では難しいことも。サイトの写真や情報だけではわからない点も多いため、気になることは電話で確認しておくとよいでしょう。電話を通して、スタッフの応対の様子でお店の雰囲気がある程度わかることも。もしネットで予約した場合は、予約が間違いなく取れているか確認しておくと安心です。

また、当日は名刺や手土産など、接待する相手に合わせた持ち物を忘れないようにしましょう。

接待を行うときに注意すべきこと

出張先での接待の場合、気を付けておくべきこともあります。注意点を理解し、正しく接待を行いましょう。

リスクを念頭に置いて接待する

接待を通して、取引先や会社に損害を与えないよう細心の注意を払って行いましょう。麻雀やゴルフで賭けたり、ビジネスに関係のない合コンを開催したりなど、社会的な問題やコンプライアンスに抵触する可能性があるものは避ける必要があります。

また、根拠のない噂などにより会社の信頼を失わないよう、1人での接待を避けたり、アルコールを提供したりしないなどルールを社内で決めておくとよいでしょう。

出張中の移動時間は労働時間に含まない

基本的に出張において移動時間や接待している時間は、勤務時間としてカウントされません。労働者が会社の指揮監督のもとにある時間であるかどうかで考えられているためです。移動時間の場合、睡眠や読書などある程度の自由な活動時間をとれることも多く、会社からの拘束は低いとみなされるでしょう。

アパホテルには出張に便利なサービスを多数ご用意!

出張時の宿泊には、最寄りの駅からのアクセスが良いアパホテルがおすすめです。お部屋のアメニティが充実しており、出張に便利な備品の貸し出しやサービスも行っておりますので、ぜひご利用ください。

  • コピー、FAX代行(※1)
  • Wi-Fi、有線LAN
  • アメニティ(ハミガキセット、カミソリ、シャンプー・コンディショナーなど)
  • ズボンプレッサーの貸し出し
  • コインランドリーの設置(※1、2)
  • クリーニング取次サービス(※1、2)
  • 有線ミラーリング(HDMI)搭載(※2)

※1サービスのご利用は有料です。
※2ホテルによりサービスの有無や導入している設備の種類が異なります。

アパホテルではWi-Fiや有線LANなどのインターネット環境が整っており、接待で利用するお店の予約内容や情報など快適にチェックできます。また、便利なズボンプレッサーの貸し出しやコインランドリーの設置、クリーニング取次サービスなど豊富に揃っておりますので、ぜひご活用ください。接待時には清潔感のある綺麗な服装で赴いて、取引先の好感度をアップさせましょう。

出張での接待に関するよくあるQ&A

出張での接待に関するよくあるQ&Aをまとめました。出張先での接待を控えている方はぜひ参考にしてください。

Q.出張中の接待のための交通費は経費になる?

A.接待交際費として仕訳されます。

たとえば、ゴルフなどの接待目的の旅行に行った場合、ゴルフのプレー代、その場所までかかった交通費はまとめて接待交際費として仕訳されます。経費管理上、接待をするための移動については、それも含めて接待交際費という認識になるからです。一般社員が出張として行った旅費については、旅費交通費として仕訳されます。

Q.出張先で取引先を接待するときのマナーは?

A.おもてなしをする場として、いくつかのポイントがあります。

約束の場所には早めに到着し、入口で出迎えましょう。そして、座席への案内はスマートに。お店の造りによって上座が変わる場合もあるので、事前にスタッフに確認しておくと安心です。会計は、締めの食事やデザートのタイミングで席をはずし、済ませておきます。 最後には必ずお見送りをし、お店を出たところで手土産を渡すとよいでしょう。

Q.接待や会食におすすめの場所とは?

A.ホテルのレストランがおすすめです。

ホテルのレストランは、しっかりとした内装で高級感があり、座席はゆったりとつくられています。個室を備えている場所も多く、取引先をおもてなしするのに最適な場所でしょう。また、ホテルのレストランは、車や公共交通機関でのアクセスも良いため、場所がわかりやすいというメリットもあります。

事前準備をしっかりして接待を成功させよう

接待についての疑問や必要な事前準備を詳しく解説しました。取引先やお客様との親交を深め、ビジネスを円滑に進めるチャンスの場です。ここで紹介したポイントやマナーを押さえて、ぜひ接待を成功させましょう。また、接待がおわったあと、正しく経費精算ができるよう領収書の扱いには気をつけましょう。

アパホテルでは旬の食材を使ったシェフのこだわり料理が楽しめるレストランが多数あります。アパホテル直営レストランをはじめ、対象レストランのご利用でアパポイントがお得にたまるサービスも実施しておりますので、ぜひご活用ください。

この記事の監修

アパホテル株式会社


◯事業内容
ホテル事業 頂上戦略として都心3区(千代田区・港区・中央区)を中心に客室1万室の新規事業展開を目指し、更なるブランド強化を図ります。また、1,000万人を突破したアパカード会員を背景に、全国のネットワークを強固するとともに、くつろぎと洗練さをあわせ持つ「新都市型ホテル」や地方ホテル再生、フランチャイズ等で積極的に事業を拡大しています。

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